Há alguns anos, quando recebíamos uma solicitação de proposta para organizar o arquivo de uma empresa, precisávamos visitar o local, para quantificar aproximadamente os metros lineares de documentos, calcular o tempo de deslocamento até o local do arquivo, visualizar o espaço dedicado à equipe de arquivistas com mesas para manuseio e classificação do acervo.
Ainda, precisávamos estimar a quantidade de material de escritório e de armazenamento: lápis, borrachas, trinchas, caixas arquivo de papelão ou de poliondas? Avaliar e decidir por gaveteiros ou armário deslizante? Qual modelo de pasta-suspensa vamos utilizar? Depois, durante os trabalhos, havendo documentos com prazos vencidos ou produzidos em duplicidade, cópias e versões, era necessário resolver a questão do transporte até a empresa de aparas para a destruição segura da documentação. E seguia por aí afora....
Hoje, estamos vendo a diminuição do número de empresas com grande massa documental acumulada de forma física, quase que proporcionalmente ao aumento de empresas com problemas de espaço de arquivamento em servidores e em rede compartilhada.
É ilusão acreditar que os arquivos eletrônicos ou nato-digitais não necessitam de organização. A memória de um computador comporta muito mais documentos que um armazém ou galpão e procurar um dado específico em meio a muitas pastas, sem indexação padronizada, pode ser um problema sério.
Se ontem precisávamos de espaço para manusear a documentação, hoje precisamos apenas de um “passe livre”, de acesso às pastas para iniciar os trabalhos, contando ainda com a opção acessarmos remotamente. Atendendo as demandas específicas de cada companhia, definimos critérios para garantir o armazenamento e a recuperação de registros e conteúdos em servidores ou nuvens e criamos normas para padronização futura do arquivamento.
Que tal organizar o caos que se tornou seus arquivos digitais?