Case Lello e Actua

Os serviços de arquivo com foco na expansão dos negócios.

 

Lello Condomínios e Actua.

 

De clientes a parceiros, a TEMPO&MEMÓRIA empenha-se em oferecer serviços de qualidade na área de organização e gestão de documentos de forma a contribuir para o sucesso e a expansão dos negócios de nossos clientes. Dessa forma tem sido com a Lello Condomínios, cliente desde 1997, e com a Actua, empresa de serviços compartilhados do Grupo CCR, cliente desde 2002 com sede em Jundiaí.


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Contratada na Lello inicialmente para implantar o sistema de arquivos até então inédito nas empresas de administração de condomínios, a TEMPO&MEMÓRIA assumiu a partir de 2008, integralmente, a gestão do Arquivo Central e criou novos produtos que foram oferecidos aos clientes da administradora, todos voltados para a organização de documentos. A parceria tornou-se, então, uma troca de expertises muito valiosa para ambas as partes, permitindo, de um lado, a especialização cada vez maior da TEMPO&MEMÓRIA nesse setor; de outro, a consolidação do diferencial da Lello em relação aos concorrentes.
O Arquivo Central da Lello Condomínios adquiriu maior visibilidade e passou a ter um peso mais significativo na balança de retenção e fidelização dos clientes Lello.

 

Com a parceria da TEMPO&MEMÓRIA, a Actua destaca-se pela excelência dos serviços prestados na área de Arquivo, com investimentos no desenvolvimento de projetos e na viabilização de políticas que visam à otimização e à qualidade do Sistema de Arquivo e Informação oferecido às empresas do Grupo CCR, base para o desenvolvimento de processos de TI e de gestão de documentos e informações.

 

A TEMPO&MEMÓRIA é a responsável pelo Centro de Informação, que controla o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivo da empresa (físicos e eletrônicos). Trata-se de um suporte valioso para a Actua, que, como centro de serviços compartilhados do Grupo CCR, tem o papel de desenvolver e operacionalizar soluções diferenciadas que agreguem valor ao negócio do Grupo.
Nesse sentido, a atuação de nossa equipe de arquivistas garante a integração entre o Arquivo e a produção documental do sistema de informações geral da organização, incorporando a gestão de documentos aos vários processos gerenciais e contribuindo para que as várias áreas da empresa atinjam suas metas com eficácia, além de propiciar uma importante ferramenta para a implementação de políticas de gestão do conhecimento.

 

Segundo matéria publicada no jornal Valor Econômico, em junho de 2009, a grande maioria dos Centros de Serviços Compartilhados ainda não conta com recursos de Tecnologia da Informação – TI adequados para alcançar altos níveis de produtividade. Além da falta de investimentos e softwares adequados, um grande problema relaciona-se à falta de uma política e de uma gestão adequadas de documentos e informações, que são a base para o desenvolvimento de ferramentas de informação. A ausência de normas e procedimentos técnicos nos processos – sobretudo, daqueles não executados por ERP –, na produção e no arquivamento dos documentos e no gerenciamento do Arquivo contribui para dificultar todo o sistema de informações dentro da empresa, gerando acúmulo de documentos, especialmente cópias, ocupação irracional dos espaços físicos e eletrônicos, e, principalmente, contribuindo para a dispersão e o descontrole de dados. Isso provoca, além de informações truncadas, questões jurídicas e fiscais de gravidade e perda de informações técnicas e de conhecimento da empresa. Muitas vezes, são feitos pesados investimentos em softwares que não conseguem resolver entraves e geram diagnósticos precipitados de questões ligadas à recuperação e à localização de documentos e dados, não focando o cerne do problema relacionado à produção e ao trâmite interno, ou seja, à gênese da informação.

 

Veja mais fotos do trabalho que a T&M realizou na Actua

 

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